BarTender Cloudでワークフローを使用する方法
概要
ワークフローとは、BarTender Cloudでドキュメントやファイルのライフサイクルを管理するための一連のステップです。カスタマイズ可能なワークフローを使うことで、各段階や遷移を自由に設定でき、ファイルやドキュメントの管理がより簡単になります。
この記事では、BarTender Cloudでワークフローを使う基本についてご説明します。
対象
BarTender Cloud
オートメーション サブスクリプション
情報
ワークフローの作成とインポート
BarTender Cloudのホームページから始めます：
- 左側のサイドバーでデザイン > ワークフローを選択します。
ここから、新しいワークフローの作成や、オンプレミス版BarTenderで作成したワークフローのインポートができます。
ワークフローの作成
新しいワークフローを作成するには：
- ワークフローを作成ボタンをクリックします。空白のワークフロー（ゼロから作成）と、2つの基本テンプレートから選択できます。いずれかを選び、作成をクリックしてください。
ローカルワークフローのインポート
オンプレミス版BarTenderで作成したワークフローをローカルPCからインポートするには：
- ローカルワークフローをインポートボタンをクリックします。ファイルエクスプローラーが開くので、インポートしたいWFLOW（.wflow）ファイルを選択します。BarTenderワークフローのデフォルト保存先はProgram Files > Seagull > BarTender[バージョン] > Workflowsです。
- 開くをクリックしてワークフローをインポートします。
新規作成でもインポートでも、ワークフローデザイナーが起動します。
ワークフローデザイナー
BarTender Cloudのワークフローデザイナーの画面構成（空白のワークフローから開始した場合）は以下の通りです：
- ここがデザインスペースです。空白のワークフローを開始すると、基本的なステートとトランジションオブジェクトが表示されます。オブジェクトはマウスでドラッグして移動したり、キーボードのDeleteキーで削除できます。オブジェクトをクリックすると、右側のウィンドウにその設定が表示されます。
- 左側のパレットからさまざまなオブジェクト（ステート、承認、テキストなど）を選んでワークフローにドラッグできます。
- 保存と検証ボタンです。ワークフローを保存すると、ワークフローの作成・インポートボタンの下に表示されます。検証ボタンでエラーがないか確認し、問題なければ公開できます。
- 選択中オブジェクトの設定：
- 一般：オブジェクトによって異なりますが、必ず名前を変更できるフィールドがあります。
- 権限：ここでオブジェクトの権限を追加・削除できます。ユーザーまたはグループ単位で設定可能です。詳細は下記の権限セクションをご覧ください。
- アクション：オブジェクトによって異なりますが、主にオブジェクトの状態変化に関するメール通知の設定ができます。チェックボックスをオンにして「設定」をクリックすると詳細を設定できます。
- ワークフローの検証時にエラーがあれば、ここに表示されます。
トランジションの作成
2つのオブジェクト間にトランジションを作成するには：
- まず、遷移元となるオブジェクトをクリックします。
- オブジェクトの側面にある緑色の丸を左クリックしたまま、遷移先オブジェクトの緑色の丸までドラッグします。
- マウスボタンを離すと、2つのオブジェクト間に新しいトランジションが作成されます。
ワークフローの編集
ワークフローを編集するには：
- ワークフローのホームページで、編集したいワークフローを見つけて編集をクリックします。ワークフローデザイナーでデザインが読み込まれます。
ワークフローの公開
まず、ワークフローデザイナー内でワークフローを検証してください。エラーが残っている場合、公開ボタンはグレーアウトされて選択できません。
- ワークフローの一覧ページで、公開したいワークフローの公開をクリックします。
- 公開に関するコメントを入力し、次へをクリックします。
- このワークフローを適用したいスペースを選択し、次へをクリックします。
- Librarianで各ステートをどのように表示するかを決め、次へをクリックします。
- 警告を確認したら、公開をクリックしてワークフローの公開を完了します。
ワークフローの公開解除
ワークフローの公開を解除するには：
- ワークフローの一覧ページで、公開解除したいワークフローのXをクリックします。
- フォームに必要事項を入力し、公開解除をクリックします。
ワークフローのリビジョン履歴の表示
ワークフローのリビジョン履歴を確認するには：
- 縦の三点リーダーアイコンをクリックし、リビジョン履歴を選択します。
各リビジョンの右側にある縦の三点リーダーアイコンから、そのリビジョンのイメージを表示できます。
ファイルをワークフローで進める
ワークフローを公開したら、Librarianでファイルにどのように反映されるかを見てみましょう。
各ファイルに、ワークフロー公開時に指定したステートが表示されているのが分かります。
ファイルを次のステートに進めるには：
- 遷移させたいファイルを選択し、画面上部のワークフローアイコン
横のエントリーをクリックします。表示されるテキストは、ワークフローデザイナーでそのトランジションに付けた名前によって異なります。もしくは、ドキュメント名横のドロップダウンメニューからも同じボタンが見つかります。
- コメントを入力し、次へをクリックして遷移を完了します。
権限
ワークフローの権限は、ワークフロー全体とオブジェクト単位の2つのレベルで設定できます。
ワークフロー権限
- ワークフローの一覧ページで、縦の三点リーダーアイコンをクリックし、権限を選択します。
- +アイコンをクリックして権限を追加します。
- グループまたは個人ごとに権限を設定できます。
- 閲覧、編集、削除の権限をここで許可または拒否できます。
- 設定が終わったら変更を保存をクリックします。
オブジェクト権限
ワークフローデザイナーでは、ワークフロー内の特定のオブジェクトごとに権限を設定できます。
まず、オブジェクトをクリックしてください：
- 右側の設定ウィンドウで権限を選択します。
- ワークフロー全体の権限と同様に、+アイコンをクリックして新しい権限を追加します。
- グループまたは個人ごとに権限を設定できます。
- このステートへの遷移や、ステートからの遷移の可否を設定できます。
- 設定が終わったら変更を保存をクリックします。