Überblick

Ein Workflow ist eine Abfolge von Schritten, die den Lebenszyklus eines Dokuments oder einer Datei in BarTender Cloud steuern. Mit anpassbaren Workflows können Sie den Prozess gestalten, indem Sie die einzelnen Phasen und Übergänge festlegen. So lassen sich Ihre Dateien und Dokumente einfacher verwalten.

In diesem Artikel erfahren Sie die Grundlagen zur Nutzung von Workflows in BarTender Cloud.

Gilt für

BarTender Cloud

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Informationen

Workflows erstellen und importieren

Starten Sie auf der Startseite von BarTender Cloud:

1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Design > Workflows.

Hier können Sie einen neuen Workflow erstellen oder einen Workflow importieren, der in einer lokalen BarTender-Installation erstellt wurde.

Einen Workflow erstellen

So erstellen Sie einen neuen Workflow:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Workflow erstellen. Es werden Ihnen drei Optionen angezeigt: ein leerer Workflow (um komplett neu zu beginnen) und zwei einfache Workflow-Vorlagen, auf denen Sie aufbauen können. Wählen Sie eine Option aus und klicken Sie auf Erstellen.

Einen lokalen Workflow importieren

So importieren Sie einen Workflow, der in einer lokalen BarTender-Installation auf Ihrem Computer erstellt wurde:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Lokalen Workflow importieren. Der Datei-Explorer öffnet sich, sodass Sie die WFLOW-Datei (.wflow) auswählen können, die Sie importieren möchten. Der Standardpfad für BarTender-Workflows ist Program Files > Seagull > BarTender[Version] > Workflows.
2. Klicken Sie auf Öffnen, um Ihren Workflow zu importieren.

Unabhängig davon, ob Sie einen neuen Workflow erstellen oder einen eigenen importieren, wird anschließend der Workflow Designer gestartet.

Workflow Designer

So ist der Workflow Designer in BarTender Cloud aufgebaut, wenn Sie mit einem leeren Workflow starten:

1. Dies ist der Designbereich. Wenn Sie mit einem leeren Workflow beginnen, sind ein grundlegender Status- und ein Übergangs-Objekt bereits vorhanden. Sie können Objekte mit der Maus anklicken und ziehen oder mit der Entf-Taste auf Ihrer Tastatur entfernen. Ein Klick auf ein Objekt öffnet dessen Einstellungen im rechten Fensterbereich.
2. Wählen Sie verschiedene Objekttypen aus der Palette links aus und ziehen Sie sie in Ihren Workflow. Dazu gehören Status-, Genehmigungs- und Textobjekte.
3. Die Schaltflächen Speichern und Validieren. Sobald Sie einen Workflow speichern, erscheint er auf der Workflows-Startseite unter den Schaltflächen Workflow erstellen und Lokalen Workflow importieren. Mit der Validierung stellen Sie sicher, dass Ihr Workflow fehlerfrei ist und veröffentlicht werden kann.
4. Die Einstellungen für das aktuell ausgewählte Objekt:
   • Allgemein: Je nach Objekt unterschiedlich, aber immer mit einem Feld zum Ändern des Objektnamens.
   • Berechtigungen: Hier können Sie Berechtigungen für ein Objekt hinzufügen oder entfernen. Berechtigungen können für Benutzer oder Gruppen vergeben werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Berechtigungen unten.
   • Aktionen: Je nach Objekt unterschiedlich, in der Regel können Sie hier E-Mail-Benachrichtigungen für verschiedene Statusänderungen einrichten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für E-Mail-Benachrichtigungen und klicken Sie dann auf Einrichten, um die Einstellungen vorzunehmen.
5. Falls beim Validieren Ihres Workflows Fehler auftreten, werden diese hier angezeigt.

Einen Übergang erstellen

So erstellen Sie einen Übergang zwischen zwei Objekten:

1. Klicken Sie zunächst auf das Objekt, von dem aus Sie den Übergang starten möchten.
2. Klicken und halten Sie mit der linken Maustaste auf den grünen Kreis an der Seite des Objekts, von dem der Übergang ausgehen soll, und ziehen Sie den entstehenden Pfeil zum grünen Kreis des Zielobjekts.
3. Lassen Sie die Maustaste los – der Übergang zwischen den beiden Objekten wird erstellt.

Einen Workflow bearbeiten

So bearbeiten Sie einen Workflow:

1. Gehen Sie auf der Workflows-Startseite zu dem gespeicherten Workflow, den Sie ändern möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten. Ihr Design wird dann im Workflow Designer geladen.

Einen Workflow veröffentlichen

Validieren Sie zunächst Ihren Workflow im Workflow Designer. Wenn noch Fehler vorhanden sind, ist die Schaltfläche Veröffentlichen ausgegraut und nicht verfügbar.

1. Klicken Sie auf der Workflows-Startseite beim gewünschten Workflow auf Veröffentlichen.

2. Geben Sie einen Kommentar zu dieser Veröffentlichung ein und klicken Sie auf Weiter.
3. Wählen Sie den Space aus, auf den dieser Workflow angewendet werden soll, und klicken Sie auf Weiter.
4. Entscheiden Sie, wie die verschiedenen Status im Librarian angezeigt werden sollen, und klicken Sie dann auf Weiter.

5. Lesen Sie die Warnung und klicken Sie auf Veröffentlichen, um den Workflow zu veröffentlichen.

Einen Workflow wieder aufheben

So heben Sie die Veröffentlichung eines Workflows auf:

1. Klicken Sie auf der Workflow-Startseite beim gewünschten Workflow auf das X.

2. Füllen Sie das Formular aus und klicken Sie auf Veröffentlichung aufheben.

Versionsverlauf eines Workflows anzeigen

So sehen Sie den Versionsverlauf eines Workflows ein:

1. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei vertikalen Punkten und wählen Sie Versionsverlauf aus.

Mit dem Symbol mit den drei vertikalen Punkten rechts neben jedem Eintrag können Sie eine Ansicht dieser Version anzeigen.

Eine Datei durch einen Workflow bewegen

Nachdem Sie Ihren Workflow veröffentlicht haben, wechseln wir nun zum Librarian, um zu sehen, wie sich dies auf Ihre Dateien auswirkt.

Sie sehen, dass jede Ihrer Dateien jetzt einen Status hat, der dem von Ihnen bei der Workflow-Veröffentlichung festgelegten Status entspricht.

So verschieben Sie eine Datei in den nächsten Status:

1. Wählen Sie die Datei aus, die Sie verschieben möchten, und klicken Sie auf den Eintrag neben dem Workflow-Symbol oben auf dem Bildschirm. Der neben dem Symbol angezeigte Text entspricht dem Namen, den Sie diesem Übergang im Workflow Designer gegeben haben. Alternativ finden Sie dieselbe Schaltfläche im Dropdown-Menü neben dem Dokumentnamen.
2. Geben Sie einen Kommentar ein und klicken Sie auf Weiter, um den Übergang abzuschließen.

Berechtigungen

Sie können Berechtigungen für Workflows auf zwei Ebenen festlegen: Workflow und Objekt.

Workflow-Berechtigungen

1. Klicken Sie auf der Workflows-Startseite auf das Symbol mit den drei vertikalen Punkten und wählen Sie Berechtigungen aus.

2. Klicken Sie auf das + Symbol, um Berechtigungen hinzuzufügen.
3. Berechtigungen können für Gruppen oder Einzelpersonen vergeben werden.
4. Hier können Sie Ansichts-, Bearbeitungs- und Löschrechte gewähren oder verweigern.
5. Klicken Sie auf Änderungen speichern, wenn Sie fertig sind.

Objekt-Berechtigungen

Im Workflow Designer können Sie Berechtigungen für einzelne Objekte im Workflow-Bereich festlegen.

Um zu beginnen, klicken Sie auf ein Objekt:

1. Wählen Sie im rechten Einstellungsfenster Berechtigungen aus.
2. Wie bei den allgemeinen Workflow-Berechtigungen klicken Sie auf das + Symbol, um neue Berechtigungen hinzuzufügen.
3. Berechtigungen können für Gruppen oder Einzelpersonen vergeben werden.
4. Die Berechtigung, in diesen Status zu wechseln oder ihn zu verlassen, kann gewährt oder verweigert werden.
5. Klicken Sie auf Änderungen speichern, wenn Sie fertig sind.

Weitere Ressourcen

How to Use Spaces in BarTender Cloud

Adding and Managing BarTender Documents in BarTender Cloud

Getting Started with BarTender Cloud