如何在 BarTender Cloud 中使用工作流程
概覽
工作流程是在 BarTender Cloud 中引導文件或檔案生命週期的一系列步驟。透過可自訂的工作流程，您可以自行定義階段與轉換，讓管理檔案和文件變得更簡單。
本文將教您在 BarTender Cloud 中使用工作流程的基本操作。
適用於
BarTender Cloud
自動化訂閱
資訊
建立與匯入工作流程
您必須擁有自動化訂閱，才能在 BarTender Cloud 中建立或存取工作流程，而且每個空間僅能發佈一個工作流程。詳情請參閱如何在 BarTender Cloud 中使用空間。
從 BarTender Cloud 的首頁開始：
- 在左側邊欄選擇設計 > 工作流程。
在這裡，您可以建立新的工作流程，或匯入在本地 BarTender 建立的工作流程。
建立工作流程
若要建立新的工作流程：
- 點擊建立工作流程按鈕。系統會提供三個選項：空白工作流程（可從頭開始建立）以及兩個基本範本可供選擇。選擇其中一個後，點擊建立。
匯入本地工作流程
若要從本機電腦匯入在本地 BarTender 建立的工作流程：
- 點擊匯入本地工作流程按鈕。系統會開啟檔案總管，讓您選取要匯入的 WFLOW（.wflow）檔案。BarTender 工作流程的預設位置為Program Files > Seagull > BarTender[版本] > Workflows。
- 點擊開啟以匯入您的工作流程。
無論您是建立新工作流程還是匯入現有的，系統都會開啟工作流程設計器。
工作流程設計器
以下是 BarTender Cloud 中工作流程設計器的基本介面（以空白工作流程為例）：
- 這是設計區。當您從空白工作流程開始時，會有一個基本的狀態和轉換物件。您可以用滑鼠點擊並拖曳物件移動位置，或按鍵盤上的 Delete 鍵刪除。點擊物件會在右側視窗開啟該物件的設定。
- 從左側工具箱選擇不同類型的物件並拖曳到您的工作流程中，包括狀態、審核和文字物件。
- 儲存與驗證按鈕。儲存後，該工作流程會顯示在工作流程首頁的「建立工作流程」和「匯入本地工作流程」按鈕下方。驗證工作流程可確保其無錯誤，若通過即可發佈。
- 目前選取物件的設定：
- 一般：依物件而異，但都可更改物件名稱。
- 權限：可在此新增或移除物件的權限。權限可依使用者或群組設定。詳情請參閱下方的權限說明。
- 動作：依物件而異，通常可設定物件狀態變更時的電子郵件通知。勾選啟用通知後，點擊設定即可進行相關設定。
- 若驗證工作流程時出現錯誤，會在此處顯示。
建立轉換
若要在兩個物件間建立轉換：
- 先點擊您想要開始轉換的物件。
- 在該物件側邊的綠色圓圈上按住滑鼠左鍵，然後將出現的箭頭拖曳到目標物件的綠色圓圈上。
- 放開滑鼠左鍵，兩個物件間就會建立新的轉換。
編輯工作流程
若要編輯工作流程：
- 在工作流程首頁，找到您想修改的已儲存工作流程並點擊編輯。這會將您的設計載入工作流程設計器。
發佈工作流程
雖然可以建立多個工作流程，但每個空間僅能發佈一個工作流程。
請先在工作流程設計器中驗證您的工作流程。如果在發佈時仍有錯誤，發佈按鈕會呈現灰色且無法點擊。
- 在工作流程首頁，點擊您想發佈的工作流程旁的發佈。
- 輸入本次發佈的備註，然後點擊下一步。
- 選擇您要套用此工作流程的空間，然後點擊下一步。
- 決定各狀態在 Librarian 中的顯示方式，然後點擊下一步。
BarTender Cloud 中現有且未指派的檔案預設狀態為設計。當您的工作流程發佈並指派給空間內所有檔案後，處於設計狀態的檔案將無法由列印操作員角色的使用者存取。如果您已有檔案在生產中，建議您將（未指派）狀態設為最終「核准」狀態，以避免作業中斷。
- 閱讀警告後，點擊發佈完成工作流程發佈。
發佈後，您的工作流程將套用至空間內的所有檔案。
取消發佈工作流程
若要取消發佈工作流程：
- 在工作流程首頁，點擊您想取消發佈的工作流程旁的X。
- 填寫表單後，點擊取消發佈。
檢視工作流程修訂記錄
若要檢視工作流程的修訂記錄：
- 點擊垂直省略號圖示，選擇修訂記錄。
可使用每個修訂項目右側的垂直省略號圖示，檢視該修訂的圖片。
在工作流程中移動檔案
現在您已發佈工作流程，接下來到 Librarian 看看它如何影響您的檔案。
您會看到每個檔案現在都有一個狀態，這個狀態就是您在發佈工作流程時所指定的。
若要將檔案轉換到下一個狀態：
- 選取您要轉換的檔案，然後點擊畫面上方工作流程圖示
旁的項目。該圖示旁顯示的文字會依您在工作流程設計器中命名的轉換而異。或者，您也可以在文件名稱旁的下拉選單中找到相同按鈕。
- 輸入備註後，點擊下一步完成轉換。
權限
您可以在兩個層級設定工作流程權限：工作流程層級與物件層級。
工作流程權限
- 在工作流程首頁，點擊垂直省略號圖示並選擇權限。
- 點擊 + 圖示新增權限。
- 權限可依群組或個人設定。
- 可在此授予或拒絕檢視、編輯和刪除權限。
- 完成後，點擊儲存變更。
物件權限
在工作流程設計器中，您可以針對特定物件設定權限。
開始設定時，請點擊一個物件：
- 在右側設定視窗選擇權限。
- 與整體工作流程權限相同，點擊 + 圖示新增新權限。
- 權限可依群組或個人設定。
- 可授予或拒絕切換至此狀態或從此狀態切換的權限。
- 完成後，點擊儲存變更。