如何在 BarTender Cloud 中使用工作流程
概述
工作流是在 BarTender Cloud 中引导文档或文件生命周期的一系列步骤。通过可自定义的工作流，您可以定义各个阶段和转换，从而更轻松地管理您的文件和文档。
本文将教您在 BarTender Cloud 中使用工作流的基础知识。
适用范围
BarTender Cloud
自动化订阅
信息
创建和导入工作流
您必须拥有自动化订阅才能在 BarTender Cloud 中创建或访问工作流，并且每个空间只能发布一个工作流。详情请参见如何在 BarTender Cloud 中使用空间。
在 BarTender Cloud 的主页开始操作：
- 在左侧边栏进入设计 > 工作流。
在这里，您可以创建新的工作流，或导入在本地 BarTender 中创建的工作流。
创建工作流
要创建新的工作流：
- 点击创建工作流按钮。系统会提供三个选项：一个空白工作流（可从头开始），以及两个基础工作流模板供您选择。选择一个后点击创建。
导入本地工作流
要从本地电脑导入在 BarTender 本地版中创建的工作流：
- 点击导入本地工作流按钮。文件资源管理器会打开，您可以找到要导入的 WFLOW（.wflow）文件。BarTender 工作流的默认位置为Program Files > Seagull > BarTender[版本号] > Workflows。
- 点击打开以导入您的工作流。
无论是新建还是导入工作流，都会自动进入工作流设计器。
工作流设计器
以下是在 BarTender Cloud 中，从空白工作流开始时工作流设计器的布局：
- 这是设计区域。当您从空白工作流开始时，会有一个基础的状态和转换对象。您可以用鼠标点击并拖动对象，也可以按键盘上的 Delete 键删除对象。点击对象会在右侧窗口打开该对象的设置。
- 从左侧的工具栏选择不同类型的对象并拖入您的工作流，包括状态、审批和文本对象。
- 保存和验证按钮。保存后，工作流会显示在工作流主页的“创建工作流”和“导入本地工作流”按钮下方。验证工作流可确保其无错误，准备发布。
- 当前选中对象的设置：
- 常规：根据对象不同而变化，但都会有修改对象名称的字段。
- 权限：可在此添加或移除对象的权限。权限可按用户或用户组设置。详情见下方权限部分。
- 操作：根据对象不同而变化，通常可设置对象状态变化时的邮件通知。勾选启用邮件通知后，点击设置进行配置。
- 如果验证工作流时有错误，会在这里显示。
创建转换
要在两个对象之间创建转换：
- 先点击您想要开始转换的对象。
- 在对象侧边的绿色圆圈上按住鼠标左键，拖动箭头到目标对象的绿色圆圈上。
- 松开鼠标左键，两个对象之间就会创建一个新的转换。
编辑工作流
要编辑工作流：
- 在工作流主页，找到您要修改的已保存工作流，点击编辑。这会在工作流设计器中加载您的设计。
发布工作流
虽然可以创建多个工作流，但每个空间只能发布一个工作流。
请先在工作流设计器中验证您的工作流。如果发布时仍有错误，发布按钮会变灰，无法点击。
- 在工作流主页，点击您想要发布的工作流旁的发布。
- 输入本次发布的备注，然后点击下一步。
- 选择您希望应用此工作流的空间，点击下一步。
- 设置不同状态在 Librarian 中的显示方式，然后点击下一步。
BarTender Cloud 中现有未分配文件的默认状态为“设计”。一旦您的工作流发布并分配给空间中的所有文件，处于“设计”状态的文件将无法被具有打印操作员角色的用户访问。如果您已有文件在生产中，建议将（未分配）状态设置为最终“已批准”状态，以避免中断。
- 阅读警告后，点击发布完成工作流发布。
发布后，您的工作流将应用于空间中的所有文件。
取消发布工作流
要取消发布工作流：
- 在工作流主页，点击您想要取消发布的工作流旁的X。
- 填写表单后，点击取消发布。
查看工作流修订历史
要查看工作流的修订历史：
- 点击竖向省略号图标，选择修订历史。
可通过每条修订记录右侧的竖向省略号图标，查看该修订的图片。
通过工作流流转文件
现在您已发布工作流，让我们切换到 Librarian，看看它如何影响您的文件。
您会看到每个文件现在都有一个状态，对应您在发布工作流时指定的状态。
要将文件流转到下一个状态：
- 选择要流转的文件，点击屏幕顶部工作流图标旁的条目
。图标旁显示的文本取决于您在工作流设计器中为该转换命名的内容。或者，您也可以在文档名称旁的下拉菜单中找到同样的按钮。
- 输入备注，点击下一步完成流转。
权限
您可以在两个层级为工作流设置权限：工作流级和对象级。
工作流权限
- 在工作流主页，点击竖向省略号图标，选择权限。
- 点击 + 图标添加权限。
- 权限可按用户组或个人设置。
- 可在此授予或拒绝查看、编辑和删除权限。
- 完成后点击保存更改。
对象权限
在工作流设计器中，您可以为工作流区域内的特定对象设置权限。
开始操作，请点击一个对象：
- 在右侧设置窗口选择权限。
- 与整体工作流权限类似，点击 + 图标添加新权限。
- 权限可按用户组或个人设置。
- 可授予或拒绝切换到该状态或从该状态切换的权限。
- 完成后点击保存更改。