Aperçu

Un workflow est une série d’étapes qui guide le cycle de vie d’un document ou d’un fichier dans BarTender Cloud. Avec des workflows personnalisables, vous pouvez adapter le processus en définissant les étapes et les transitions, ce qui facilite la gestion de vos fichiers et documents.

Cet article vous apprendra les bases de l’utilisation des workflows dans BarTender Cloud.

S’applique à

BarTender Cloud

Abonnement Automation

Informations

Créer et importer des workflows

Depuis la page d’accueil de BarTender Cloud :

1. Allez dans Conception > Workflows dans la barre latérale de gauche.

À partir d’ici, vous pouvez créer un nouveau workflow ou en importer un créé dans BarTender sur site.

Créer un workflow

Pour créer un nouveau workflow :

1. Cliquez sur le bouton Créer un workflow. Trois options vous seront proposées : un workflow vierge (pour commencer de zéro) et deux modèles de workflow de base à personnaliser. Sélectionnez-en un et cliquez sur Créer.

Importer un workflow local

Pour importer un workflow créé dans BarTender sur site depuis votre ordinateur :

1. Cliquez sur le bouton Importer un workflow local. L’Explorateur de fichiers s’ouvrira, vous permettant de localiser le fichier WFLOW (.wflow) à importer. L’emplacement par défaut des workflows BarTender est Program Files > Seagull > BarTender[version] > Workflows.
2. Cliquez sur Ouvrir pour importer votre workflow.

Que vous créiez un nouveau workflow ou en importiez un, le concepteur de workflow s’ouvrira automatiquement.

Concepteur de workflow

Voici comment se présente le concepteur de workflow dans BarTender Cloud, en partant d’un workflow vierge :

1. Voici l’espace de conception. Un objet d’état de base et une transition seront présents si vous commencez avec un workflow vierge. Vous pouvez cliquer et maintenir les objets avec la souris pour les déplacer ou appuyer sur Suppr pour les retirer. Un clic sur un objet ouvre ses paramètres dans la fenêtre de droite.
2. Sélectionnez différents types d’objets dans le panneau à gauche et faites-les glisser dans votre workflow. Cela inclut les objets État, Approbation et Texte.
3. Les boutons Enregistrer et Valider. Une fois votre workflow enregistré, il apparaîtra sous les boutons Créer un workflow et Importer un workflow local sur la page d’accueil des workflows. La validation permet de vérifier l’absence d’erreurs et, le cas échéant, de préparer la publication.
4. Les paramètres de l’objet sélectionné :
   • Général : Varie selon l’objet mais inclut toujours un champ pour modifier le nom de l’objet.
   • Autorisations : Ajoutez ou retirez des autorisations pour cet objet ici. Les autorisations peuvent être définies par utilisateur ou groupe. Voir la section Autorisations ci-dessous pour plus de détails.
   • Actions : Varie selon l’objet mais permet généralement de configurer des notifications par e-mail lors de changements d’état. Cochez la case pour activer les notifications, puis cliquez sur Configurer.
5. Si des erreurs sont détectées lors de la validation de votre workflow, elles apparaîtront ici.

Créer une transition

Pour créer une transition entre deux objets :

1. Cliquez d’abord sur l’objet de départ.
2. Cliquez et maintenez le bouton gauche de la souris sur le cercle vert du côté de l’objet d’où doit partir la transition, puis faites glisser la flèche vers le cercle vert de l’objet d’arrivée.
3. Relâchez le bouton de la souris : une nouvelle transition sera créée entre les deux objets.

Modifier un workflow

Pour modifier un workflow :

1. Depuis la page d’accueil des workflows, trouvez le workflow enregistré à modifier et cliquez sur Modifier. Votre design s’ouvrira alors dans le concepteur de workflow.

Publier un workflow

Commencez par valider votre workflow dans le concepteur. Si des erreurs subsistent lors de la publication, le bouton Publier sera grisé et inaccessible.

1. Sur la page d’accueil des workflows, cliquez sur Publier sur le workflow souhaité.

2. Saisissez un commentaire pour cette publication et cliquez sur Suivant.
3. Choisissez l’espace auquel appliquer ce workflow et cliquez sur Suivant.
4. Décidez comment les différents états doivent apparaître dans Librarian, puis cliquez sur Suivant.

5. Après avoir lu l’avertissement, cliquez sur Publier pour finaliser la publication de votre workflow.

Dépublier un workflow

Pour dépublier un workflow :

1. Sur la page d’accueil des workflows, cliquez sur le X du workflow à dépublier.

2. Remplissez le formulaire et cliquez sur Dépublier.

Afficher l’historique des révisions d’un workflow

Pour consulter l’historique des révisions d’un workflow :

1. Cliquez sur l’icône de points verticaux et sélectionnez Historique des révisions.

Utilisez l’icône de points verticaux à droite de chaque entrée de révision pour afficher une image de cette révision.

Déplacer un fichier dans un workflow

Maintenant que vous avez publié votre workflow, passons à Librarian pour voir son impact sur vos fichiers.

Vous verrez que chacun de vos fichiers possède désormais un état, correspondant à celui que vous avez défini lors de la publication du workflow.

Pour faire passer un fichier à l’état suivant :

1. Sélectionnez le fichier à faire évoluer et cliquez sur l’entrée à côté de l’icône du workflow en haut de l’écran. Le texte affiché dépend du nom que vous avez donné à cette transition dans le concepteur de workflow. Vous pouvez aussi retrouver ce bouton dans le menu déroulant à côté du nom du document.
2. Saisissez un commentaire et cliquez sur Suivant pour terminer la transition.

Autorisations

Vous pouvez définir des autorisations pour les workflows à deux niveaux : workflow et objet.

Autorisations du workflow

1. Depuis la page d’accueil des workflows, cliquez sur l’icône de points verticaux et sélectionnez Autorisations.

2. Cliquez sur l’icône + pour ajouter des autorisations.
3. Les autorisations peuvent être définies par groupe ou individuellement.
4. Les droits de visualisation, modification et suppression peuvent être accordés ou refusés ici.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications lorsque vous avez terminé.

Autorisations des objets

Dans le concepteur de workflow, vous pouvez définir des autorisations pour des objets spécifiques dans votre espace de conception.

Pour commencer, cliquez sur un objet :

1. Dans la fenêtre des paramètres à droite, sélectionnez Autorisations.
2. Comme pour les autorisations globales du workflow, cliquez sur l’icône + pour ajouter de nouvelles autorisations.
3. Les autorisations peuvent être définies par groupe ou individuellement.
4. La possibilité de passer vers ou depuis cet état peut être accordée ou refusée.
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications lorsque vous avez terminé.

Ressources supplémentaires

Comment utiliser les espaces dans BarTender Cloud

Ajouter et gérer des documents BarTender dans BarTender Cloud

Premiers pas avec BarTender Cloud