Descripción general

Un flujo de trabajo es una serie de pasos que guían el ciclo de vida de un documento o archivo en BarTender Cloud. Con flujos de trabajo personalizables, puedes adaptar el proceso definiendo las etapas y transiciones, lo que facilita la gestión de tus archivos y documentos.

En este artículo aprenderás lo básico sobre cómo usar los flujos de trabajo en BarTender Cloud.

Aplicable a

BarTender Cloud

Suscripción Automation

Información

Crear e importar flujos de trabajo

Comenzando desde la página de inicio en BarTender Cloud:

1. Ve a Diseño > Flujos de trabajo en la barra lateral izquierda.

Desde aquí, puedes crear un nuevo flujo de trabajo o importar uno creado en BarTender local.

Crear un flujo de trabajo

Para crear un nuevo flujo de trabajo:

1. Haz clic en el botón Crear flujo de trabajo. Se te presentarán tres opciones: un flujo de trabajo en blanco (para empezar desde cero) y dos plantillas básicas para que puedas construir a partir de ellas. Selecciona una y haz clic en Crear.

Importar un flujo de trabajo local

Para importar un flujo de trabajo creado en BarTender local desde tu computadora:

1. Haz clic en el botón Importar flujo de trabajo local. Se abrirá el Explorador de archivos, donde podrás buscar el archivo WFLOW (.wflow) que deseas importar. La ubicación predeterminada para los flujos de trabajo de BarTender es Program Files > Seagull > BarTender[versión] > Workflows.
2. Haz clic en Abrir para importar tu flujo de trabajo.

Ya sea que crees un nuevo flujo de trabajo o importes uno propio, se abrirá el Diseñador de flujos de trabajo.

Diseñador de flujos de trabajo

Así es como se presenta el Diseñador de flujos de trabajo en BarTender Cloud, comenzando con un flujo de trabajo en blanco:

1. Este es el espacio de diseño. Cuando empiezas con un flujo de trabajo en blanco, habrá un Estado básico y un objeto de Transición. Puedes hacer clic y mantener presionado un objeto con el mouse para moverlo por el espacio o presionar Suprimir en tu teclado para eliminarlo. Al hacer clic en un objeto, se abrirán los ajustes de ese objeto en la ventana de la derecha.
2. Selecciona diferentes tipos de objetos del panel a la izquierda y arrástralos a tu flujo de trabajo. Esto incluye objetos de Estado, Aprobación y Texto.
3. Los botones Guardar y Validar. Una vez que guardes un flujo de trabajo, aparecerá debajo de los botones Crear flujo de trabajo e Importar flujo de trabajo local en la página principal de Flujos de trabajo. Validar tu flujo de trabajo asegurará que no tenga errores y, si es así, estará listo para publicarse.
4. Los ajustes del objeto que tienes seleccionado:
   • General: Varía según el objeto, pero siempre incluye un campo para cambiar el nombre del objeto.
   • Permisos: Aquí puedes agregar o quitar permisos para un objeto. Los permisos se pueden asignar por Usuario o Grupo. Consulta la sección de Permisos más abajo para más detalles.
   • Acciones: Varía según el objeto, pero generalmente te permite configurar notificaciones por correo electrónico sobre varios cambios en el estado de un objeto. Haz clic en la casilla para habilitar las notificaciones por correo y luego en Configurar para personalizarlas.
5. Si hay errores al intentar validar tu flujo de trabajo, aquí es donde aparecerán.

Crear una transición

Para crear una transición entre dos objetos:

1. Comienza haciendo clic en el objeto desde el que quieres hacer la transición.
2. Haz clic izquierdo y mantén presionado el círculo verde en el lado del objeto donde quieres que inicie la transición, y arrastra la flecha resultante hasta el círculo verde del objeto al que quieres hacer la transición.
3. Suelta el botón izquierdo del mouse y se creará una nueva transición entre los dos objetos.

Editar un flujo de trabajo

Para editar un flujo de trabajo:

1. Desde la página principal de Flujos de trabajo, busca el flujo de trabajo guardado que quieres modificar y haz clic en Editar. Esto cargará tu diseño en el Diseñador de flujos de trabajo.

Publicar un flujo de trabajo

Comienza validando tu flujo de trabajo dentro del Diseñador de flujos de trabajo. Si aún hay errores cuando intentes publicarlo, el botón Publicar aparecerá en gris y no estará disponible.

1. En la página principal de Flujos de trabajo, haz clic en Publicar en el flujo de trabajo que desees.

2. Ingresa un comentario sobre esta publicación y haz clic en Siguiente.
3. Elige el espacio al que quieres aplicar este flujo de trabajo y haz clic en Siguiente.
4. Decide cómo quieres que aparezcan los diferentes estados en Librarian y luego haz clic en Siguiente.

5. Después de leer la advertencia, haz clic en Publicar para finalizar la publicación de tu flujo de trabajo.

Anular la publicación de un flujo de trabajo

Para anular la publicación de un flujo de trabajo:

1. En la página principal de Flujos de trabajo, haz clic en la X del flujo de trabajo que deseas anular.

2. Completa el formulario y haz clic en Anular publicación.

Ver el historial de revisiones de un flujo de trabajo

Para ver el historial de revisiones de un flujo de trabajo:

1. Haz clic en el icono de los tres puntos verticales y selecciona Historial de revisiones.

Usa el icono de los tres puntos verticales a la derecha de cada entrada de revisión para ver una imagen de esa revisión.

Mover un archivo a través de un flujo de trabajo

Ahora que ya publicaste tu flujo de trabajo, vamos a Librarian para ver cómo afecta a tus archivos.

Verás que cada uno de tus archivos ahora tiene un Estado, que representa el estado que especificaste durante el proceso de publicación del flujo de trabajo.

Para pasar un archivo al siguiente estado:

1. Selecciona el archivo que quieres mover y haz clic en la entrada junto al icono de flujo de trabajo en la parte superior de la pantalla. El texto que aparece junto al icono depende del nombre que le diste a esa transición en el Diseñador de flujos de trabajo. Alternativamente, puedes encontrar el mismo botón en el menú desplegable junto al nombre del documento.
2. Ingresa un comentario y haz clic en Siguiente para completar la transición.

Permisos

Puedes establecer permisos para los flujos de trabajo en dos niveles: flujo de trabajo y objeto.

Permisos de flujo de trabajo

1. Desde la página principal de Flujos de trabajo, haz clic en el icono de los tres puntos verticales y selecciona Permisos.

2. Haz clic en el icono + para agregar permisos.
3. Los permisos se pueden asignar por Grupo o Individualmente.
4. Aquí puedes conceder o denegar permisos de Ver, Editar y Eliminar.
5. Haz clic en Guardar cambios cuando termines.

Permisos de objeto

En el Diseñador de flujos de trabajo, puedes establecer permisos para objetos específicos en tu área de diseño.

Para comenzar, haz clic en un objeto:

1. En la ventana de configuración a la derecha, selecciona Permisos.
2. Al igual que con los permisos generales del flujo de trabajo, haz clic en el icono + para agregar nuevos permisos.
3. Los permisos se pueden asignar por Grupo o Individualmente.
4. La capacidad de cambiar a o desde este estado se puede conceder o denegar.
5. Haz clic en Guardar cambios cuando termines.

Recursos adicionales

Cómo usar Espacios en BarTender Cloud

Cómo agregar y gestionar documentos de BarTender en BarTender Cloud

Primeros pasos con BarTender Cloud